При подаче заявления необходимо указать следующие сведения:
п 1.1 содержит идентифицирующую информацию о запрашиваемых материалах и данных.
Вид запрашиваемых материалов и данных указывается в соответствии с перечнем материалов и данных, подлежащих включению в федеральный картографо-геодезический фонд. В запросе может быть указан только один вид материалов или данных (приказ Минэкономразвития России от 2 декабря 2011 г. № 706).
Например:
  • ЦТК (цифровые топографические карты);
  • ЦПГ (цифровые планы городов);
  • ЦТК ОП (цифровые топографические карты открытого пользования);
  • ЦПГ ОП (цифровые планы городов открытого пользования;
  • открытые цифровые навигационные карты (ОЦНК);
  • гравиметрические карты;
  • тиражные оттиски топографических карт;
  • планы городов;
  • планы поселений;
  • адресные планы по переписи населения (2010 г.)
  • общегеографические, тематические, справочные, учебные, туристические и другие карты, атласы;
Территория, в отношении которой запрашиваются материалы и данные, определяется путем указания географических координат вершин многоугольника, ограничивающего данную территорию, либо путем указания перечня номенклатур листов карт, имеющих разграфку, либо путем указания полного наименования соответствующих единиц административно- территориального деления Российской Федерации.
Дополнительно указываются:
  • масштаб;
  • система координат (СК-42, СК-63, СК-95);
  • для цифровых карт - формат данных (SXF, MID,MIF (MapInfo), SHAPE (ArcInfo).
п. 1.2 содержит цели и условия использования запрашиваемых материалов и данных, являющихся объектами авторского права. 
Цели и способы использования запрашиваемых материалов и данных, являющихся объектами авторского права указываются в соответствии со статьей 1270 Гражданского кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 52. ст. 5496).
Условия использования материалов - результатов интеллектуальной деятельности в области геодезии и картографии приведены в постановлении Правительства РФ от 3 августа 2012 года № 793 (пункт 6).
Если материалы будут использоваться в рамках какой-либо работы, то необходимо указать наименование этой работы.
п. 1.3 содержит срок использования материалов и данных.
От срока использования материала (в соответствии с постановлением Правительства РФ от 25 июня 2012 года № 626  (пункт 5) зависит размер вознаграждения за пользование материалами ЦКГФ.
Условия освобождения от уплаты вознаграждения приведены в пункте 6 постановления Правительства РФ от 25 июня 2012 года № 626.
п. 1.4 содержит форму предоставления материалов и данных.
В запросе может быть выбрана одна из следующих форм предоставления материалов и данных:
  • предоставление материалов и данных на бумажном носителе с указанием количества экземпляров копий;
  • предоставление материалов и данных на цифровом носителе (материалы в электронном виде на цифровом носителе предоставляются в единственном экземпляре).

Топографические карты, топографические планы и гравиметрические карты находятся в библиотечном фонде ЦКГФ и выдаче не подлежат. Центр геодезии, картографии и ИПД может предоставить эти материалы в следующих формах:

  • растровая копия тиражного оттиска (на диске), с указанием параметров сканирования (глубина цвета, разрешение, формат), например, (24 бит, 400 dpi, TIFF);
  • копия тиражного оттиска (на бумажной основе).
Для цифровых карт возможны следующие формы предоставления материалов:
1. растровый формат:
  • растровая копия ЦТК с записью на диск, с указанием параметров сканирования (глубина цвета, разрешение, формат);
  • растровая копия ЦТК на бумажной основе.
2. векторный формат:
  • копия ЦТК с записью на диск;
  • копия с ЦТК (распечатка) на бумажной основе.
Также возможна конвертация ЦТК векторного формата в растровую копию ЦТК (необходимо указать параметры сканирования (глубина цвета, разрешение, формат)) с последующей записью на цифровой носитель или распечаткой на бумаге.
 
п. 1.5 содержит способ получения материалов и данных.
Получить материалы и данные можно двумя способами:
  • непосредственно при личном обращении в Центре геодезии, картографии и ИПД;
  • посредством почтового отправления (необходимо указать почтовый адрес или адрес спецчасти при получении закрытых материалов).
Оцифрованные материалы и данные не предоставляются посредством электронной почты или с использованием веб-сервисов, а подлежат записи на цифровой носитель и также могут быть выданы при личном обращении Заявителя или отправлены почтой.